Définition

Ce sont les coûts engagés pour l'utilisation du téléphone, du télécopieur et autres.

Objectif à atteindre

Maximiser la communication à moindre coût.

Principaux points à analyser pour atteindre l'objectif

•Les avantages des télécommunications sont-ils analysés comme moyen de distribution ?

•L'entreprise dispose-t-elle de lignes téléphoniques en quantité suffisante ?

•Les appels interurbains sont-ils contrôlés et utilisés pour le bénéfice exclusif de l'entreprise ?

•Un appel interurbain pourrait-il être remplacé par une correspondance ?

•Des moyens de télécommunication sont-ils disponibles pour rejoindre les responsables en tout temps en cas de problème majeur ou d'urgence ?

•Du fait que souvent le premier contact avec un client potentiel se fait par téléphone, la personne responsable de l'accueil est-t-elle à la hauteur de sa tâche ?

•Les appels téléphoniques sont-ils bien acheminés et en temps opportun ?

•Afin de ne pas réduire le temps productif, des normes sont-elles établies en ce qui concerne les appels personnels ?

•Les avantages d'un télécopieur sont-ils analysés ?

•Pour économiser du temps de recherche, les numéros de téléphone les plus fréquemment utilisés sont-ils facilement accessibles ?

Principaux points à analyser pour mesurer l'objectif, c'est-à-dire de maximiser la communication à moindre coût

•Le pourcentage des frais de télécommunication par rapport aux ventes de l'exercice Période d'une durée d'un an au terme de laquelle l'entreprise procède à la clôture de ses livres et à l'établissement de ses états financiers. (Anglais : Accounting period) est-il comparé avec l'industrie et avec ceux des exercices Période d'une durée d'un an au terme de laquelle l'entreprise procède à la clôture de ses livres et à l'établissement de ses états financiers. (Anglais : Accounting period) précédents ?

•Des données prévisionnelles mensuelles et annuelles sont-elles établies pour déterminer le coût des télécommunications pour le prochain exercice Période d'une durée d'un an au terme de laquelle l'entreprise procède à la clôture de ses livres et à l'établissement de ses états financiers. (Anglais : Accounting period) ?

•Compare-t-on mensuellement et annuellement les coûts réels de télécommunications avec les données prévisionnelles et avec celles des exercices Période d'une durée d'un an au terme de laquelle l'entreprise procède à la clôture de ses livres et à l'établissement de ses états financiers. (Anglais : Accounting period) précédents ?

•Les causes des écarts favorables et défavorables sont-elles expliquées ?

Plan d'action

•Compte tenu des résultats des analyses précédentes, quelles sont les mesures à appliquer pour atteindre l'objectif ?

•Établir un échéancier pour la mise en oeuvre de ces mesures.

Conclusion

Grâce à la technologie avancée, les moyens de communication sont aujourd'hui connus et facilement accessibles. C'est pourquoi il est important de contrôler qu'ils répondent aux besoins de l'entreprise.