En ce qui a trait aux retenues salariales et aux cotisations obligatoires, l'employeur est tenu d'effectuer le paiement au plus tard le 15ième jour du mois suivant.

Des chèques doivent alors être émis à l'ordre du ministre du Revenu du Québec (Régime de rentes du Québec, Régime d'assurance-maladie du Québec et impôt du Québec) et à l'ordre du Receveur Général du Canada (assurance-emploi et impôt fédéral). Le paiement peut également être acquitté directement à la banque.

Il en va de même du paiement des retenues salariales ainsi que des cotisations conventionnées et facultatives. Le paiement doit être effectué au plus tard le 15ième jour du mois suivant à moins d'indication contraire dans la convention collective ou dans l'entente conclue avec un organisme tel que Centraide ou une compagnie d'assurances.

Lorsque nous avons discuté de la fiche individuelle de paye, nous avons mentionné que, à la fin de l'année civile, c'est-à-dire le 31 décembre, l'employeur est tenu de remettre à chaque employé les feuillets de renseignements "Relevé l" et "T4". Ces feuillets renferment tous les renseignements nécessaires pour que l'employé produise ses propres déclarations fiscales pour les gouvernements provincial et fédéral.

Des modalités de paiement différentes s'appliquent aux entreprises dont les paiements mensuels à un palier de gouvernement sont égaux ou supérieurs à 15 000  Ainsi, certaines entreprises sont tenues d'effectuer des remises deux fois par mois, d'autres à toutes les semaines.

Les charges sociales et les avantages sociaux constituent une dette exigible légalement pour l'employeur au moment de la distribution de la paye plutôt qu'au moment où les salariés rendent les services qui leur donnent droit à cette paye. Si ces deux événements (la distribution de la paye et la prestation de services) se produisent au cours d'un même exercice, les charges sociales et les avantages sociaux sont imputables à cet exercice.

Faut-il, dans ce cas, comptabiliser aussi les charges sociales et les avantages sociaux se rapportant à ces salaires ? La réponse à cette question ne peut logiquement être qu'affirmative. En pratique, toutefois, la majorité des entreprises ne tiennent pas compte de ces charges sociales ni des avantages sociaux, pas plus qu'elles n'en tiennent compte pour déterminer leur revenu imposable. Cette solution permet d'avoir des registres comptables dans lesquels on retrouve, dans la mesure du possible, les données figurant sur la déclaration d'impôt.

La pratique de ne pas comptabiliser les charges sociales et les avantages sociaux lors de la passation de l'écriture de régularisation portant sur les salaires à payer à la fin d'un exercice n'est pas tout à fait conforme à la comptabilité d'exercice, mais elle peut être tolérée si l'on procède toujours de la même manière et si les montants en cause sont minimes.

Comme nous l'avons déjà noté, les cotisations de l'employeur et les retenues salariales constituent des dettes à court terme que l'entreprise doit régler en remettant les sommes convenues à l'État ou à d'autres organismes. On retrouvera donc dans le passif à court terme les retenues salariales ainsi que les cotisations de l'employeur qui n'ont pas encore été remises à qui de droit.

Les salaires (bruts) et les cotisations de l'employeur doivent aussi figurer dans l'état des résultats parmi les frais de vente ou les frais d'administration. On présente parmi les frais d'administration ou parmi les frais de vente les salaires, les charges sociales et les avantages sociaux se rapportant respectivement à la rémunération des employés de bureau et des cadres, aux salaires des représentants et des commis-vendeurs.