La paye

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La paye

Qu'est-ce qu'un processus d'établissement et de comptabilisation de la paye ?

Contenus

Le processus d'établissement et de comptabilisation de la paye nécessite attention particulière non seulement en raison des sommes considérables en mais aussi à cause des lois fédérales et provinciales qui obligent les entreprise fournir des informations portant à la fois sur la rémunération globale du personnel et sur chaque salarié.

Les employeurs doivent remettre à chaque palier gouvernemental certaines retenues Quote-part versée par les participants à un régime de retraite ou autre et généralement calculée en fonction de leur salaire. salariales et leurs cotisations patronales Quote-part versée par l'employeur aux divers régimes de prévoyance publics (sécuritésociale) ou privés (régime de retraite ou d'assurance). ainsi que rapports précisant le total des salaires, les sommes que la loi exige de retenir source et leurs propres cotisations.

Avant de parler d'établissement et de comptabilisation de la paye, il important d'avoir une vue d'ensemble de l'environnement dans lequel évolue l'employé, c'es dire du processus qui s'amorce au moment de son embauche et qui se termine lors reçoit sa paye.

Voici l'ensemble des activités relatives à la paye, consistent essentiellement en quatre grandes fonctions :

L'affichage des postes Procédure qui consiste à afficher sur un babillard de l'entreprise les offres d'emploi., le travail de sélection des candidats, la supervision des entrevues et le recrutement des employés sont des tâches qui relèvent du service du personnel. Pour chaque salarié embauché, le service du personnel établit une fiche de l'employé sur laquelle il note une multitude de renseignements, dont la date d'embauche, la classification salariale et le taux de salaire autorisé.

Comme on peut le constater, le service du personnel doit consigner sur la fiche de l'employé toute modification subséquente de ses conditions d'emploi, qu'il s'agisse de données générales, de données salariales ou d'une cessation d'emploi. Une copie de la fiche de l'employé doit être acheminée au service de la paye lors du recrutement et, par la suite, chaque fois qu'une modification y est apportée.

L'importance de la mise-à-jour continue de la fiche de l'employé. La communication doit être excellente entre le service du personnel et le service de la paye. Cette mesure est essentielle pour certifier que les salaires versés ont été approuvés et pour éviter que l'on continue de verser un salaire à une personne qui ne travaille plus pour l'entreprise.

Le service du personnel peut aussi, d'une façon continue, procéder à la description des tâches afin de déterminer si les taux de salaire correspondent à la compétence de chacun, aux responsabilités attribuées et aux clauses de la convention collective Entente écrite relative aux conditions de travail conclue entre une ou plusieurs associations accréditées et un ou plusieurs employeurs ou associations d'employeurs., s'il y a lieu. Tout ce travail du service du personnel permet d'éviter le paiement de salaires inéquitables, favorise l'entretien de relations de travail harmonieuses et donne l'assurance que l'entreprise respecte tous les termes du contrat de travail et les lois régissant les relations entre patrons et employés.

Enfin, le service du personnel demande à chaque salarié de remplir des formulaires de déclarations aux fins de retenue à la source. Ceux-ci sont également acheminés au service de la paye.

Il revient au supérieur immédiat de s'assurer que les employés dont il a la responsabilité sont effectivement au travail. Les employés dont la rémunération est calculée selon un taux horaire doivent noter eux-mêmes sur une fiche de présence ou sur une carte de pointage Carte sur laquelle un salarié inscrit, avec une machine à pointer (appelée aussi horodateur), l'heure où il commence son travail et celle où il finit. l'heure de leur arrivée et celle de leur départ. Afin d'assurer un meilleur contrôle, plusieurs entreprises utilisent un horodateur Horloge destinée à imprimer la date et l’heure sur une carte ou une fiche. placé près de la porte d'entrée des employés.

Les cartes de pointage Carte sur laquelle un salarié inscrit, avec une machine à pointer (appelée aussi horodateur), l'heure où il commence son travail et celle où il finit. sont disposées dans un présentoir à proximité de l'horodateur Horloge destinée à imprimer la date et l’heure sur une carte ou une fiche. et sont remplacées au début de chaque période de paye. Dès son arrivée au travail, le salarié place sa carte de pointage dans l'horodateur Horloge destinée à imprimer la date et l’heure sur une carte ou une fiche. qui imprime automatiquement l'heure d'arrivée et, parfois, la date.

La même procédure s'applique au départ pour le dîner, au retour au travail et au départ à la fin de la journée ou du quart de travail. Il va de soi que le supérieur immédiat a la responsabilité de s'assurer que le salarié n'utilise que sa propre carte de pointage Carte sur laquelle un salarié inscrit, avec une machine à pointer (appelée aussi horodateur), l'heure où il commence son travail et celle où il finit..

Pour le personnel dont le salaire est déterminé sur une base hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle, le contrôle s'effectue au moyen d'un rapport d'activité préparé par l'employé selon la fréquence requise. Le rapport d'activité sert non seulement à indiquer le nombre d'heures effectivement travaillées, mais permet aussi la facturation des clients auxquels un professionnel (Expert-comptable, avocat, etc..) a rendu des services au cours d'un mois.

Une fois approuvés par le supérieur immédiat, les cartes de pointage Carte sur laquelle un salarié inscrit, avec une machine à pointer (appelée aussi horodateur), l'heure où il commence son travail et celle où il finit. et les rapports d'activité sont acheminés au service de la paye.

La paye peut être distribuée de diverses façons, soit en argent comptant, par chèque ou par virement bancaire Opération consistant à déposer une somme, un salaire ou des prestations directement dans le compte bancaire de quelqu’un..

Si une entreprise paie ses employés au comptant, il est important que la personne chargée de distribuer la paye exige de chaque salarié qu'il vérifie sur réception le contenu de son enveloppe de paye et pose sa signature ou ses initiales sur un document attestant qu'il l'a bien reçue.

En supposant qu'une entreprise paie ses employés au comptant le jeudi matin, quel moment croyez-vous qu'un voleur choisirait pour visiter le propriétaire de l'entreprise? Il est évident que le versement des salaires en argent comptant comporte certains risques.

Le paiement par chèque minimise le risque de pertes dues au vol. En outre, comme le salarié doit endosser son chèque de paye pour pouvoir l'encaisser, l'entreprise dispose d'une preuve de paiement. Afin d'assurer un bon contrôle, il importe que la personne qui distribue les chèques n'ait aucune responsabilité relative au recrutement à la mise à pied Acte par lequel l'employeur remercie temporairement un ou plusieurs employés de leurs services à cause du manque de travail; lorsque le volume de travail augmente, lespersonnes mises à pied sont rappelées au travail pour occuper leur emploi antérieur(ne pas confondre avec congédiement ou licenciement). La mise à pied peut se transformer en licenciement lorsque la situation économique de l'entreprise ne reprend pas et que les travailleurs ne sont pas rappelés. Le travailleur mis à pied conserve ses droits dans l'entreprise. du personnel, à la détermination du nombre d'heures de travail et à l'établissement de la paye elle-même. Il ne faut jamais remettre les chèques de paye des salariés absents à une autre personne ou à leur superviseur. Il est important que les chèques soient remis en mains propres aux salariés.

Le paiement par virement bancaire Opération consistant à déposer une somme, un salaire ou des prestations directement dans le compte bancaire de quelqu’un. est certes le mode de paiement le plus sécuritaire tant pour l'entreprise que pour l'employé. La responsabilité d'autoriser la transmission électronique des données de la paye incombe habituellement à la personne chargée de la distribution de la paye ou à un responsable du service des finances. Les principaux avantages de ce mode de paiement sont l'absence de manipulation d'argent et l'élimination des risques d'erreurs lors de l'émission de chèques. De plus, comme les montants sont déposés et donc disponibles à compter d'une heure donnée dans les comptes bancaires des salariés, la gestion tant de leurs finances personnelles que de l'entreprise s'en trouve facilitée.

L'importance d'un bon système de contrôle interne Organisation structurelle de l'entreprise définie par ses cadres supérieurs et agencement des systèmes établis en vue d'assurer, dans toute la mesure du possible, une gestionsaine et efficace des affaires, la préservation du patrimoine, la fiabilité des registres comptables et la publication en temps opportun de l'information financière. de la paye. Nous avons déjà fait allusion au fait qu'il faut accorder une attention particulière à la répartition des tâches en ce qui concerne les quatre principales activités rattachées à la paye. En plus de permettre la production de chèques exempts d'erreurs, la tenue d'un journal des salaires et des fiches individuelles de paye et l'établissement des rapports exigés par les gouvernements, le système adopté par l'entreprise doit être établi de manière à éviter le versement de sommes auxquelles le personnel n'a pas droit, l'émission de chèques en double et le paiement de salaires à des employés fictifs ou à des personnes qui ont quitté l'entreprise.