La plupart des entreprises possèdent une petite caisse pour ne pas augmenter indûment la tâche du personnel administratif.

La petite caisse est un outil utile qui permet d’économiser du temps. Voici des conseils afin de mieux la gérer :

✓Nommez une seule personne responsable. Le patron ne doit pas être responsable de la petite caisse. Un membre du personnel de soutien peut facilement faire ce travail. Il faut choisir une personne fiable dont la fonction lui permet d’accomplir cette tâche. Cela peut représenter un défi intéressant pour un employé occupant le poste de secrétaire ou de réceptionniste.

✓Précisez les responsabilités de la personne responsable. Il faut préciser à tout le personnel exactement à quoi sert la petite caisse. La personne chargée de la petite caisse doit également savoir qu’elle est responsable des sommes manquantes ou en trop. Il est inutile qu’un supérieur autorise chacune des dépenses. Évitez le chevauchement des responsabilités dans l’entreprise.

✓Trouvez un bon emplacement. Il est préférable d’avoir une petite caisse en métal ou un sac en cuir ou en vinyle pouvant se fermer à clef. Placez-la dans un endroit sûr.

✓Créez un fonds. Les comptables l’appellent le fonds de la petite caisse. Ce fonds varie habituellement de 50 à 200 dollars et permet de régler facilement les menues dépenses.

✓Prévoyez un compte de petite caisse. Ce compte est inscrit au « grand livre » et permet d’émettre et d’encaisser des chèques au nom de la « petite caisse ». Il est cependant préférable d’émettre un chèque au nom de la personne responsable, bien que certaines banques et caisses acceptent les chèques émis au nom de la « petite caisse ».

✓Ayez toujours une pièce justificative. À chaque transaction doit correspondre un reçu (pièce justificative). Il ne faut pas accepter de débourser une somme d’argent contre la promesse de recevoir le reçu plus tard. La petite caisse sert plutôt à rembourser qu’à avancer des fonds. Toutes les pièces justificatives doivent comporter les détails suivants : la signature de la personne qui a effectué l’achat, le type d’achat, la date et, s’il y a lieu, le numéro du compte auquel imputer la dépense.

✓Tenez un registre. La personne responsable de la petite caisse doit tenir un « livre de petite caisse » afin d’énumérer toutes les transactions. Ce registre regroupe tous les renseignements contenus sur les reçus, notamment le nom de la personne qui a effectué la dépense. Ce registre doit être remis au responsable de la comptabilité pour chaque demande de chèque de la petite caisse. Une vérification comptable permet de balancer le solde initial et le total des reçus.

Le total des pièces justificatives plus l’argent doivent toujours égaler le montant fixé pour le fonds.