Si vous exploitez une entreprise au Québec, vous devez tenir des registres. Ces documents, tout comme vos pièces justificatives, doivent être conservés sur support papier ou sur support électronique à votre lieu d’affaires, à votre résidence ou à tout autre lieu désigné par le ministère du Revenu. Vous devez, en tout temps et dans un délai raisonnable, les rendre disponibles de façon à permettre aux employés du Ministère de procéder éventuellement à une vérification.

Les renseignements contenus dans ces documents doivent permettre au Ministère de vérifier vos revenus et vos dépenses d’entreprise afin d’établir tout montant qui doit être payé. Ils doivent aussi permettre au Ministère de vérifier les montants que vous avez perçus relativement à la TPS et à la TVQ, les montants de taxe que vous avez payés, si vous faites une demande de CTI ou de RTI, de même que toute information ayant servi au calcul de vos retenues à la source et de vos cotisations d’employeur.

Vous devez conserver certaines preuves à l’appui de ces renseignements :

· le relevé quotidien de vos revenus, accompagné de vos factures et de votre ruban de caisse enregistreuse;

· le relevé quotidien de vos dépenses d’exploitation, accompagné de vos chèques oblitérés, de vos chèques annulés et de vos reçus.

Pour justifier vos demandes de CTI et de RTI, vous devrez veiller à ce que vos factures contiennent certaines précisions :

· les pièces justificatives concernant vos dépenses en immobilisation;

· vos factures et les relevés mensuels de vos transactions effectuées par carte de crédit;

· les pièces justificatives concernant vos déplacements;

· un relevé du kilométrage effectué par chaque automobile utilisée en partie pour exercer votre activité professionnelle ou commerciale, et en partie à des fins personnelles;

· les registres indiquant le nom de vos employés, leur salaire et les retenues faites pour chacun d’eux.

Conservation des documents

Généralement, vos registres et pièces justificatives (y compris sur support électronique) doivent être conservés pendant un minimum de six ans après la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent. L’année d’imposition d’une entreprise individuelle ou d’une société de personnes correspond à l’année civile; l’année d’imposition d’une société correspond à son exercice financier.

Notez que vous pourriez avoir à conserver vos documents au-delà de six ans si vous présentez un avis d’opposition ou si vous faites appel devant les tribunaux.