Faites-vous partie des « champions de la réunion » ? Vous savez : ceux qui veulent tout régler dans les réunions. Moi, je suis plutôt de ceux qui croient que les rencontres peuvent être, à l'occasion, improductives.

Par trop grand souci de démocratie ou encore à cause d'un manque de confiance en elles, certaines personnes aiment faire des rencontres d'équipe sur une base régulière afin d'obtenir un consensus au sein du groupe ou simplement pour garder tout le monde informé. Quoi qu'il en soit, il faut se demander si les réunions sont productives.

Enjeux collectifs

Dans le sport collectif, particulièrement au hockey, les réunions d'équipe ne sont pas fréquentes. Lorsqu'elles ont lieu, c'est souvent pour régler un problème.

En affaires, c'est pour parler de plusieurs choses. Vous êtes-vous déjà demandé combien d'éléments les gens ont retenu de votre rencontre ? Personnellement, j'ai constaté que les gens ramènent toujours tout à leur réalité : « Mon problème, c'est:.. »

Même lorsque le patron est bien structuré et qu'il incite les gens à s'impliquer dans la recherche de solutions, il est très difficile d'éviter cette tendance. Mais en fait, il faut garder en tête que les enjeux discutés devraient être ceux du groupe.

Quand la réunion s'allonge, les gens autour de la table se déconcentrent parce qu'ils ne se sentent pas concernés par la discussion. Pourtant, le but de la rencontre ne devrait-il pas être l'inverse ?

Soyez bref et précis

Pour être efficace, il faut être bref et précis. Les gens semblent ne pas être capables de faire la synthèse de ce qui est important pour eux lors d'une réunion trop longue. Idéalement, une réunion ne devrait pas dépasser 15 minutes...

Il est donc essentiel d'avoir un seul objectif, donc un seul message ! Travaillez uniquement avec les personnes concernées par la raison de la rencontre.

Que ce soit individuellement ou en petit groupe, ayez des rencontres de courte durée pour avoir un message qui a de l'impact. En agissant de la sorte, vous aurez devant vous des gens intéressés, et donc attentifs. C'est pour vous une façon de créer un effet mobilisateur au sein des unités de travail qui composent votre équipe. Petit groupe et courte durée sont les deux éléments à retenir si vous cherchez à être efficace.

Mettez accent sur la réalisation

La stratégie la plus brillante ne fonctionnera que si, sur le terrain, les joueurs sont en mesure de l'exécuter avec succès. Il faut donc s'attarder aux petits détails qui font souvent la différence.

C'est ce qui devrait demander toute votre attention. Il faut donc bien connaître la réalité du quotidien des gens à qui vous vous adressez. Attardez-vous aux séquences de jeu.

Comme au hockey avec les défenseurs, analysez les tâches et responsabilités. Placez-les par ordre de priorité et, finalement, mettez votre plan sur papier. Validez avec vos adjoints et commencez vos interventions. Soyez très stratégique : il y a des étapes à respecter !

Synchronisez le travail

Lorsqu'il est temps de synchroniser le travail des différentes unités, la réunion de groupe prend tout son sens. Chaque sous-groupe se sent beaucoup concerné, et la dynamique autour de la table prend une tout autre dimension. Les gens sont présents pour les bonnes raisons !

Après avoir bien isolé les enjeux, il devient plus facile de créer des mécanismes d'évaluation pour chacune des unités. Pour avoir du synchronisme, tous doivent faire preuve d'imputabilité. C'est la première étape vers l'efficacité collective. Les joueurs qui sont fiables augmenteront vos chances de générer de la confiance au sein de votre équipe. Lorsqu'ils seront convoqués, vos joueurs ne feront pas partie de ceux qui disent : Pas encore une réunion !

6 conseils pour réussir vos réunions.

1. Choisir le moment le plus approprié.

On est plus alerte le matin que l'après-midi. À éviter : le vendredi après-midi (on a déjà l'esprit au week-end et on ne pourra pas passer à l'action tout de suite) et le lundi matin.

2. Préparer un ordre du jour détaillé et allouer une durée déterminée à chaque sujet.

L’animateur peut ainsi rappeler aux participants que le temps est écoulé et qu'il faut en venir à une décision. Limiter la durée de la réunion à moins de 90 minutes. Préciser le but de la réunion : informer, consulter, décider, etc.

3. Inviter uniquement les personnes concernées.

Souvent, pour ne pas froisser des collègues, on les convie à une réunion qui ne les concerne pas et on les retarde ainsi dans leur travail.

4. Choisir le bon animateur.

L’animateur explique brièvement l'objectif de la réunion et comment se dérouleront les discussions et la prise de décisions (consensus, vote, comité-expert, etc.). Pour éviter les débordements, il établit les balises : «Nous ne sommes pas ici pour remettre en cause la façon dont le sondage a été élaboré.» Après chaque point à l'ordre du jour, il résume les décisions prises.

5. Établir les règles de jeu.

Au début de la réunion, rappeler les règles de fonctionnement : qui ne dit mot consent, on s'exprime uniquement pour ajouter de la valeur à ce qui a été dit, on se respecte, on écoute les autres, etc.

6. Faire le suivi des décisions.

Consigner celles-ci par écrit en indiquant la date, la nature de la décision (ou de l'action), la date d'échéance et la personne responsable.