C’est pourquoi, il ne faut pas déléguer la tâche du choix d’un nouveau logiciel à un seul service ou à un seul gestionnaire.

Demandez la participation de tous les groupes fonctionnels pour vous aider à choisir, à mettre en oeuvre et à utiliser la meilleure solution logicielle sur le plan financier.

En général, il est bon de demander la participation de cinq groupes de personnes au processus de sélection :

Les utilisateurs du système

Ce sont les personnes qui utilisent le système tous les jours. Elles voudront donc un logiciel convivial, logique et efficace.

Les gestionnaires du système

Les gestionnaires supervisent les utilisateurs du système. Afin de pouvoir expliquer à ces derniers comment utiliser le système avec efficacité, ils doivent comprendre l’information financière et les rapports dont a besoin la direction supérieure.

Les clients du système

Les clients de l’information financière sont répartis dans tous les services de l’organisation et à tous les niveaux. Ils se fient aux rapports, aux analyses et aux autres données produits par le système comptable pour prendre des décisions et pour gérer leurs groupes ou leurs services. Les clients du système ne sont pas tenus de comprendre les principes comptables, mais ils ont besoin de l’information fournie par le logiciel.

Les approbateurs du système

Ce sont les personnes qui doivent donner leur approbation finale avant l’achat du système. D’habitude, ce groupe comprend des représentants des services de système information et de comptabilité ainsi que des membres de l’équipe la haute direction. Le président de l’entreprise ou le chef de l’exploitation peut jouer un rôle déterminant dans la sélection du système, ou il peut déléguer cette tâche.

Personnel du Service d’information

Des représentants du Service SI et de l’organisation devraient participer étroitement au processus de sélection du logiciel comptable et jouer un rôle clé dans l’installation du logiciel et dans sa maintenance régulière.

Il est crucial de comprendre les capacités et les faiblesses de votre organisation sur le plan de l’information financière lors de la sélection du logiciel comptable approprié. Si vous connaissez bien les problèmes que votre logiciel devra résoudre, vous serez mieux à même de prendre une décision éclairée.

Questions à poser

Que reprochez-vous à votre système comptable actuel ?

Voici quelques points à examiner :

•Quelles sont les tâches qui gagneraient à être automatisées?

•À quel niveau du cycle comptable constatez-vous la plus grande perte de productivité et le plus grand nombre d’erreurs?

•Quelles sont les retombées négatives des inexactitudes ?

•Quelles sont les données ou les rapports qui vous seraient utiles mais que vous ne pouvez pas créer ou produire en ce moment ?

•Comment pourriez-vous intégrer votre solution comptable et vos initiatives de commerce électronique?

Faites la liste des difficultés que vous constatez.

Faites ensuite une autre liste de ce que vous aimeriez pouvoir faire mais qu’il vous est impossible de faire à l’heure actuelle.

Reportez-vous à ces deux listes lorsque vous évaluerez un nouveau logiciel comptable. Priorisez l’automatisation de votre organisation. La plupart des organisations suivent l’ordre ci-dessous :

1. Traitement de texte.

2. Facturation, comptes clients.

3. Comptes fournisseurs.

4. Gestion des stocks.

5. Grand livre.

6. Commandes clients.

7. Paie.

8. Commandes fournisseurs.

9. Éditique.

10. Tableurs, prévisions.

11. Rapports de gestion personnalisés.

On a demandé à plusieurs organisations qui avaient automatisé leur système cinq ans plus tôt de classer les applications, de la plus utile à la moins utile. Voici l’ordre de ce classement :

1. Information destinée à la prise de décisions par les dirigeants (tableurs, rapports personnalisés).

2. Information destinée à la planification du flux de trésorerie/aux prévisions (bordereaux de vente, bons de commande)

3. Facturation et comptes clients

4. Gestion des stocks

5. Grand livre

6. Paie

7. Traitement de texte

Il est intéressant de noter que les tâches qu’on a tendance à considérer comme étant de la comptabilité de base (grand livre) sont en fin de liste. C’est la gestion de l’information que l’on retrouve en tête de liste.

Voici quelques idées sur la façon de trouver un consultant spécialisé en logiciels comptables :

•Demandez à votre Service SI les coordonnées des personnes avec qui il fait affaire.

•Demandez à vos collègues de vous faire des recommandations.

•Visitez un salon sur l’industrie de la comptabilité ou assistez à un séminaire sur ce sujet.

•Consultez des publications de comptabilité.

•Parlez-en à vos partenaires d’affaires, surtout dans votre secteur d’activités.

Le consultant idéal

Le consultant idéal serait une personne qui a déjà vérifié et installé des systèmes comptables dans des entreprises similaires à la vôtre du point de vue de la taille et du champ d’activité. Pour connaître le type d’organisations auprès desquels un consultant a déjà travaillé, il suffit de le lui demander.

Voici quelques questions que vous pourriez poser à un consultant ou à un revendeur potentiel.

Le revendeur peut-il fournir des références ?

Demandez les coordonnées de quelques clients et appelez-les pour leur poser autant de questions possibles sur leurs relations de travail avec le revendeur.

Le consultant peut-il fournir des services complets ?

La mise en oeuvre d’un logiciel comprend des aspects essentiels comme la formation, le support technique, l’entretien et la mise à niveau. Vous devez trouver un revendeur qui non seulement sera prêt à vous aider pour la vente et l’installation immédiates mais aussi pour la formation et le service à plus long terme.

Le revendeur sait-il vous écouter?

Cette question sert à départager le véritable consultant du simple colporteur. Avant de formuler des recommandations valides, le revendeur doit d’abord connaître votre organisation – ses capacités actuelles et celles qu’elle aimerait avoir (et qui lui seraient nécessaires). Le revendeur essaie-t-il de poser autant de questions que possible sur votre organisation? S’est-il entretenu avec plusieurs personnes au sein de votre entreprise?

Le revendeur s’exprime-t-il clairement ?

Méfiez-vous des revendeurs qui passent leur temps à présenter les caractéristiques et les fonctions d’un programme. Vous devez centrer vos entretiens sur les avantages que votre organisation tirera d’un logiciel comptable.

Pensez-vous pouvoir établir des relations de travail avec ce revendeur ?

Même si l’achat d’un logiciel comptable est une opération commerciale, vous aurez à travailler avec le revendeur pendant des jours, des semaines ou des mois. Il est donc important de trouver un consultant avec qui vous vous entendez, qui comprend la philosophie et la culture de votre entreprise et qui, à votre avis, saura offrir l’expertise et les services de consultation avec professionnalisme.

Lorsque vous aurez choisi le revendeur ou le consultant avec qui vous ferez affaire, prenez le temps d’examiner les applications du logiciel.

Voici un secret que la plupart des fabricants de logiciels comptables préféreraient taire : la grande majorité des programmes de comptabilité exécutent des fonctions à peu près identiques. Bien sûr, leur mode d’exécution varie considérablement.

Cela signifie-t-il que vous ne pouvez pas faire de mauvais choix ?

Pas tout à fait. Il existe des différences notables entre les programmes et le type d’information qu’ils produisent ainsi qu’entre les développeurs de logiciels comptables.

Voici quelques éléments clés à considérer lorsque vous examinez diverses solutions de logiciels comptables.

Le fabricant

•Connaissez-vous le fabricant de logiciels ?

•Sa réputation est-elle établie dans le milieu des logiciels comptables ?

Depuis

•Combien de temps est-il en exploitation ?

•Quelle est sa vision de l’avenir en ce qui concerne ses produits et l’industrie des logiciels comptables en général?

Ce sont là quelques-unes des nombreuses questions auxquelles vous devrez essayer de répondre à chaque fois que vous songez à choisir un fabricant de programmes comptables. Il est clair que vous éviterez les fabricants irresponsables qui risquent de disparaître du jour au lendemain.

Un produit extensible

Un logiciel extensible est un logiciel qui prendra de l’expansion en même temps. Deux éléments déterminent la nature extensible d’un produit. Le premier concerne la mise à niveau :

Le fabricant

A-t-il une gamme de produits qu’il vous sera possible de mettre à niveau au fur et à mesure d’une manière logique, simple et économique? Lorsque vous envisagez de faire des mises à niveau, posez les questions suivantes :

•Pourrez-vous facilement convertir vos données actuelles lorsque vous installerez la nouvelle version?

•L’interface des différents logiciels restera-t-elle la même? (Si elle ne change pas, vous n’aurez pas besoin de formation exhaustive.)

•Le fabricant accorde-t-il des rabais aux clients qui souhaitent faire des mises à niveau?

•Le nouveau logiciel reconnaîtra-t-il les rapports et les autres fonctions que vous aviez personnalisés ou perdrez vous le tout?

La deuxième question concernant le caractère extensible du logiciel vous aidera à déterminer si vous pouvez ajouter des éléments qui améliorent le logiciel. Les meilleures solutions logicielles sont extensibles et offrent les caractéristiques suivantes :

•Nombreux modules facultatifs en plus des modules de base.

•Produits tiers.

•Possibilité de personnaliser les fonctions, les rapports, etc.

•Web store ou capacité et intégration de commerce électronique.

Rapidité de l’installation

L’installation du nouveau logiciel comptable est une tâche substantielle. Il est très important de déterminer la rapidité et l’efficacité de l’installation.

En général, lorsque la période d’installation est longue, il vous en coûte plus, et vous augmentez le risque d’erreurs et d’autres interruptions de vos affaires.

Demandez à votre consultant ou à votre vendeur de logiciels de vous dire la durée moyenne d’une installation ainsi que les facteurs pouvant accroître ou réduire le temps nécessaire.

Convivialité

Les affaires, en général, et la comptabilité, en particulier, peuvent être complexes. C’est pourquoi vous cherchez une solution comptable simple, logique et conviviale. Faites vos recherches en ayant à l’esprit les questions suivantes :

▪L’interface logicielle est-elle facile et conviviale, surtout les écrans principaux de saisie et de

▪gestion des données ?

▪Est-il facile de naviguer entre les différents modules du logiciel?

▪Quels types de guide et de formation vous offrira-t-on sur le logiciel?

▪Quelle est la qualité du support technique et du service après-vente du fabricant de logiciels?

Que cache l’iceberg?

La plupart des solutions logicielles de comptabilité comportent des composantes de base.

Examinez

attentivement tout ce qui n’est pas compris dans les modules de base : même si certaines options seraient pratiques, elles peuvent très vite faire monter le prix.

Découvrez ce que chaque programme cache. Des options comme les conversions monétaires, les capacités de production de rapports, les fonctions de facturation, pour ne citer que celles-ci, sont-elles comprises dans le programme de base ou devez-vous les ajouter moyennant un supplément onéreux?

Interrogez votre revendeur sur ce sujet; déterminez exactement le contenu de chaque programme ainsi que le coût de chaque fonction additionnelle.

Capacités de commerce électronique

Dans les dix prochaines années, pratiquement toutes les entreprises feront des affaires sur le Web

d’une façon ou d’une autre. En gardant ce fait à l’esprit, il est important que votre logiciel comptable soit robuste et polyvalent et qu’il puisse :

▪Offrir des capacités de commerce électronique

▪S’intégrer étroitement au logiciel Web store La création et le fonctionnement d’un Web store  peut s’avérer une tâche colossale. Il en va de même du maintien d’un site 24 heures sur 24, 7 jours par semaine, 365 jours par an. Les meilleures solutions logicielles comptables sont celles qui se lient étroitement à Web store et à d’autres logiciels sur Internet. Ces solutions permettent à votre organisation de fonctionner avec une efficacité accrue et de réaliser de plus grandes économies d’échelle.

De nouveau, demandez l’aide de votre consultant

L’adoption d’une perspective à long terme est essentielle au choix de la solution logicielle la plus appropriée à vos besoins.

Mondialisation

Avec l’avènement du Web, pratiquement toutes les entreprises ont une fenêtre sur le monde, elles achètent et vendent des produits dans tous les pays du monde. Voici des questions clés à considérer sur la portée mondiale du fabricant de logiciels comptables :

▪Accepte-t-il les multi devises ?

▪Le fabricant vend-il et prend-il en charge des produits dans les pays où vous faites des affaires?

▪Le logiciel est-il offert dans une autre langue que le français?

▪Le logiciel peut-il prendre en charge les diverses exigences fiscales et de production de rapports

▪des pays où vous faites des affaires?

Autres facteurs

D’autres facteurs à considérer lorsque vous cherchez des solutions logicielles de comptabilité :

La capacité

Il s’agit de l’une des caractéristiques qui limitent le logiciel. Quel est le nombre maximal de clients, de fournisseurs ou d’articles de stock que le logiciel peut manipuler ?

Combien de lignes d’articles peuvent figurer sur une facture, un bordereau de vente ou un bon de commande ?

Capacités de production de rapports

Le logiciel a-t-il la capacité de produire les rapports dont se sert votre organisation?

Dans la négative,peut-on créer des rapports personnalisés sans consacrer à cette tâche du temps et des efforts indus ?

Facilité de saisie

Vous cherchez un système dans lequel vous pouvez saisir les données avec rapidité et efficacité : édition plein écran, systèmes d’aide intégrés, invites claires, etc. Vous voulez aussi que le système ne fasse pas une utilisation excessive de la souris, ce qui ralentit l’entrée de l’information car l’utilisateur passe sans cesse du clavier à la souris.

Validation des données

Dans quelle mesure le logiciel réussit-il à empêcher que des erreurs soient entrées dans le système?

Le programme devrait chercher automatiquement les erreurs (par exemple, des clients et des fournisseurs en double, des numéros d’articles erronés et des montants ou des dates déraisonnables).

Un bon système alerte aussi l’utilisateur en cas de quantités anormalement élevées ou de prix unitaires inhabituels et affiche des choix valides en même temps que le message d’avertissement.

Signalement des erreurs

Déterminez dans quelle mesure chaque programme repère les transactions non soldées et comment il empêche les utilisateurs de supprimer ou de perdre des données importantes qui se trouvent dans le système. Certains systèmes offrent des pistes de vérification détaillées en cas d’erreur pour remonter à la source des changements.

Sécurité

Le degré de protection des fonctions et des rapports confidentiels au moyen de mots de passe est un indicateur du niveau de sécurité du programme.

Le système idéal devrait vous permettre de préciser les tâches que chaque utilisateur peut exécuter à un moment donné. Par exemple, un système doté d’une bonne sécurité vous laissera stipuler que seul l’administrateur des comptes fournisseurs est autorisé à imprimer des chèques les jeudis après-midi entre le 1er juin et le 30 août. Certains systèmes peuvent aussi produire un rapport qui indique quand les chèques ont été exécutés et par qui.

Maintenant que vous venez de passer en revue les divers types de logiciels comptables, vous pouvez faire votre choix. N’oubliez surtout pas que vous ne choisissez pas simplement un système comptable mais un fabricant aussi.

Nous avons déjà vu les points auxquels vous devez faire attention pour choisir un fabricant de logiciels. Examinons maintenant plus en détail les facteurs à considérer pour choisir un vendeur de logiciels.

Des assises solides

Combien d’organisations en Amérique du Nord font-elles affaire avec le fabricant de logiciels que vous envisagez? Combien d’organisations utilisent-elles son logiciel dans le monde entier ? Combien de revendeurs a-t-il?

Si le fabricant que vous envisagez de retenir compte une base solide d’utilisateurs, c’est un signe positif qui indique son savoir-faire. Les gens tout comme les organisations parlent avec leur argent; un produit populaire signifie que le fabricant est stable et offre un bon service clientèle.

Les bonnes assises s’accompagnent aussi d’avantages secondaires : les fabricants de logiciels tiers seront davantage portés à offrir des logiciels complémentaires, des utilitaires pratiques, une formation et d’autres avantages dont vous pourrez profiter après l’installation du logiciel.

Mises à jour fréquentes

Les bons fournisseurs de logiciels font des mises à jour régulières. Ils mettent aussi rapidement et facilement à la disposition des revendeurs et des clients les programmes de correction de bogues.

Avant de vous engager, essayez de savoir si l’éditeur de logiciels offre un programme d’entretien qui vous donne accès aux mises à jour qui sortent sur le marché.

Mise à niveau du logiciel

Il s’agit d’un avantage très similaire à l’évolutivité du logiciel mentionnée plus haut. Un bon fabricant de logiciels investit beaucoup en génie et élabore régulièrement de nouvelles fonctions et améliorations. Il se tient au courant des nouvelles technologies et s’assure que ses clients le soient également, en particulier les clients dont l’entreprise connaît une croissance rapide.

Une mise à niveau du logiciel – c’est-à-dire lorsque vous passez à un produit similaire mais plus puissant – peut offrir à votre organisation la souplesse dont elle a besoin pendant sa croissance. Les mises à niveau ont également l’avantage d’être moins coûteuses que le prix au détail du programme complet. Imaginez que vous avez acheté une voiture l’année dernière et que vous voulez la doter de quelques-unes des caractéristiques du modèle de l’année courante.

Cela vous sera impossible à moins que vous n’achetiez le nouveau modèle! Un bon fabricant de logiciels, pourtant, offrira des mises à niveau de ses produits à un prix raisonnable ou les inclura dans son contrat de service annuel.

Une bonne équipe de support technique

Votre consultant vous sera d’un grand secours en ce qui concerne les questions techniques ou autres. Mais vous vous adresserez encore, très certainement, à l’équipe de support technique de votre vendeur.

Voici quelques questions à poser sur l’équipe d’assistance de votre vendeur :

•Combien de membres compte l’équipe ?

•Avec quelle rapidité répond-elle aux appels des clients ?

•Quelles sont les heures d’ouverture du service d’assistance ?

•Après les heures d’ouverture à qui peut-on poser des questions ?

•Quels sont les frais ou les forfaits à régler ?

Lorsque vous aurez choisi le vendeur et le produit et que vous aurez acheté le logiciel, il est temps d’installer la solution. Si vous avez bien fait vos recherches, cette étape-ci du processus sera très exaltante. Mais vous pourriez aussi la trouver frustrante! Prévoyez du temps pour que l’installation du logiciel soit adéquate et sécuritaire, sans détruire ni invalider votre système actuel.

Ne soyez pas surpris s’il y a de petits problèmes à régler en cours de route; il y en a toujours. Comment réussir une mise en oeuvre harmonieuse du système ?

Suivez les directives ci-dessous :

Reporter les modifications

L’une des erreurs les plus courantes consiste à demander des changements majeurs avant même l’installation des programmes et encore moins leur utilisation. Ne changez pas le nouveau système pour qu’il marche comme l’ancien, donnez-vous le temps de comprendre le nouveau logiciel avant de l’adapter et de le personnaliser.

Offrir une bonne formation

Même le meilleur logiciel risque de devenir un cauchemar si vos employés ne reçoivent pas la formation nécessaire. Les gens sont la clé du succès de tout logiciel comptable. Une bonne formation est essentielle et fournit l’information, la pratique et la participation nécessaires pour tirer le meilleur parti du logiciel.

N’oubliez pas que chaque membre de votre organisation a ses propres compétences et sa propre expérience des ordinateurs; un seul cours de formation ne conviendra probablement pas à tous. Demandez à votre consultant ou au vendeur de logiciels de dresser un plan de formation qui permettra à tout le monde d’acquérir rapidement les connaissances requises par niveau.

Mettre les gens au courant

Organisez des réunions fréquentes durant l’étape de mise en oeuvre pour que votre personnel s’habitue au nouveau système. Évitez les surprises – annoncez les changements à l’avance. Durant le processus de mise en oeuvre, demandez la participation de votre équipe de gestion aux réunions, aux séances de formation, etc.

Adopter le rythme qui convient

Une mise en oeuvre hâtive risque d’entraîner des erreurs et des tensions inutiles. Prévoyez faire l’installation et la mise en oeuvre de votre nouveau logiciel durant une période creuse de votre organisation. Lorsque vous serez prêts, essayez de passer au nouveau système pendant une fin de semaine afin de réduire les interruptions de travail. Vous pourriez aussi décider de passer au nouveau système graduellement par module ou de l’utiliser en parallèle avec votre ancien système aux fins de vérification.

Adapter les titres de poste aux responsabilités accrues

Au cours du processus de mise en oeuvre, certains employés ne manqueront pas de se distinguer par leur travail, par exemple par leur rendement sera exceptionnel, ou encore, ils dépasseront les attentes associées à leur rôle. Ils pourraient également être appelés à faire des heures supplémentaires – en soirée ou en fin de semaine.

Récompensez ce genre d’effort par des primes ponctuelles ou une promotion.

Faire un suivi et une évaluation continus

Prévoyez des évaluations fréquentes du système en fonction des critères voulus et commencez à en faire après la mise en oeuvre à des intervalles d’un mois, de trois mois ou de six mois. En cas de questions ou de problèmes, informez-en immédiatement votre consultant ou votre vendeur de logiciels. Prenez note de toutes les modifications et adaptations.