Il faut recueillir les données suivantes concernant la main d'oeuvre :

la pyramide d'âge par groupe d'emploi;

le niveau de scolarité;

la formation technique;

l'expérience dans divers emplois;

la compétence et le potentiel;

les aspirations.

Ces renseignements sont par ailleurs fort utiles pour décider des programmes de sélection, de formation, de promotion et de mutation Déplacement d'un employé vers un poste équivalent, où le salaire est identique et où les responsabilités sont similaires..

Les données de ce type sont presque toujours disponibles dans les dossiers des employés, mais la valeur réelle d'un inventaire repose sur sa mise à jour continuelle et sur la disponibilité rapide des renseignements.

Projeter ces données dans le temps à des périodes différentes (de 6 mois, 1 an, 2 ans, par exemple) :

Pour chaque catégorie d'emploi, il faut appliquer le taux de roulement Taux de roulement des effectifs est le ratio entre le nombre d'employés qui quittent définitivement l'entreprise pendant une période donnée et le nombre moyen d'employés pendant une période donnée. Voir : Taux de fréquence et taux de participation. (Anglais : Turnover rate) spécifique, c'est-à-dire soustraire les départs projetés pour retraite, décès, démission ou mutation et additionner les arrivées provenant d'autres catégories d'emploi. On connaît ainsi la disponibilité des effectifs pour chaque catégorie à un moment spécifique.

Établir une analyse de tâches pour chacun des emplois, décrire les activités, les outils et l'équipement utilisés, le niveau de performance requis, les conditions de travail et les conditions d'admissibilité exigées.

Projeter la demande future de main-d'oeuvre en fonction :

Des projections des ventes;

De la réorganisation administrative;

De l'introduction de nouvelle technologie;

De la diversification ou l'expansion de l'entreprise;

Des contraintes syndicales;

Et tout autre facteur pertinent.

L'étape finale consiste à concilier l'offre et la demande de travail. Trois situations sont alors possibles.

La première, c'est celle où il n'y a pas d'écart entre l'offre et la demande de main-d'oeuvre pour la période étudiée. Dans ce cas, il faut poursuivre la planification des ressources humaines, car elle porte fruits. Mais ce cas est plutôt rare. Un écart global nul peut cacher des déficits et des surplus dans différentes unités; il faut alors procéder aux mutations Déplacement d'un employé vers un poste équivalent, où le salaire est identique et où les responsabilités sont similaires. nécessaires.

Un déficit en main d'oeuvre, qui peut être comblé si les employés actuels acceptent de faire des heures supplémentaires. Si le déficit est plus sérieux (en nombre) ou encore s'il couvre une période prolongée, l'entreprise peut rappeler des employés mis à pied, procéder au recrutement de nouveaux employés ou encore muter des employés d'un service à un autre ou leur accorder des promotions selon les circonstances; cela implique souvent la mise sur pied d'un programme de formation.

Un surplus de main-d'oeuvre. Cette situation est fort délicate, car de la façon dont elle est traitée peut dépendre le moral des employés de toute l'entreprise. Les solutions sont nombreuses. L'entreprise peut procéder par attrition Nombre de départs annuels volontaires (retraite, démission, déplacement, etc.) par rapport à l'effectif moyen annuel., c'est-à-dire laisser le temps éroder le surplus; le taux de roulement Taux de roulement des effectifs est le ratio entre le nombre d'employés qui quittent définitivement l'entreprise pendant une période donnée et le nombre moyen d'employés pendant une période donnée. Voir : Taux de fréquence et taux de participation. (Anglais : Turnover rate) normal de l'entreprise éliminera les employés en surplus. On peut aussi garder tous les employés, mais partager la tâche en diminuant le nombre d'heures de travail par semaine. La mise à la retraite prématurée, les rétrogradations si le surplus ne touche que certains emplois et enfin la mise à pied pure et simple sont encore d'autres solutions.