Tableau
Les formulaires et leur cheminement
Document |
Contenu général |
Circulation du document |
Nombre de copies |
Avis d'expédition Avis envoyé à un acheteur pour l'informer que la marchandise a été expédiée. Cet avis donne habituellement des détails relatifs à l'emballage, l'itinéraire, etc. (advice of shipment) |
•Numéro de l'avis •Numéro de la facture •Date de départ •Date d'arrivée •Description des marchandises |
•Expédition •Gestion des stocks Action de contrôler les entrées et les sorties de produits entreposés. •Service des achats |
3 |
Facture Pièce comptable établie par le vendeur et sur laquelle figurent la quantité, la nature et la valeur des marchandises vendues ou des services rendus ainsi que les conditions de règlement. |
•Nom de l' acheteur •Adresse de facturation Procédé par lequel l'entreprise fait état des sommes dûes par ses clients. et de livraison •Numéro de facture •Date de facturation Procédé par lequel l'entreprise fait état des sommes dûes par ses clients. •Description et prix de la marchandise •Conditions de paiement Modalités prévues de règlement d'une facture (date d'échéance, escompte de caisse, intérêts de retard). •Nom et adresse du fournisseur (téléphone, code postal) |
•Service des ventes •Service des achats •Gestion des stocks Action de contrôler les entrées et les sorties de produits entreposés. •Service de la comptabilité |
4 |
Bon de livraison Document préparé par l'exportateur et indiquant la quantité et le type de marchandises expédiées au client étranger. |
•Information sur le vendeur •Nom du transporteur •Autorisation signée par l'expéditeur •Nom et adresse de l'acheteur |
•Expéditeur •Gestion des stocks Action de contrôler les entrées et les sorties de produits entreposés. •Acheteur Personne responsable de l'achat des matières premières de l'entreprise. •Transporteur |
4 |
Formule d' inventaire |
•Entrée des stocks •Sorties en magasin •Sorties des stocks •Valeur au livre Montant attribué à un poste dans les livres comptables et les états financiers. La valeur comptable est fonction du modèle comptable choisi, lequel peut être fondé sur la valeur d'origine, la valeur actuelle, etc. |
Magasiner Responsable des marchandises rangées dans l'entrepôt de matières premières. Gestion des stocks Action de contrôler les entrées et les sorties de produits entreposés. Direction |
3 |
Demande d'achat Document interne adressé par une section d'une entreprise au service des achats pour obtenir des matières et des fournitures, ce qui donne généralement lieu par la suite à la passation d'une commande. |
•Description et prix des stocks •Nom du demandeur •Code du demandeur •Numéro du dépôt |
•Magasiner Responsable des marchandises rangées dans l'entrepôt de matières premières. •Service de la comptabilité •Gestion des stocks Action de contrôler les entrées et les sorties de produits entreposés. |
3-4 |
Note de crédit Document établi par l'entreprise pour aviser son client qu'elle a réduit le solde de son compte en raison d'un rabais, d'un rendu ou de l'annulation d'une opération. |
•Nom du fournisseur •Nom de l'acheteur •Description du produit •Montant du crédit •Numéro du crédit |
•Service des ventes •Service des achats •Gestion des stocks Action de contrôler les entrées et les sorties de produits entreposés. •Service de la comptabilité |
4 |
Soumission Offre, proposition ou présentation de prix soumise en réponse à une invitation faite par l'autorité contractante. Une soumissions est la réponse faite à l'une quelconque des trois principales méthodes d'invitation à soumissionner, c.-à-d. un appel d'offres, une demande de proposition et une demande de prix. (bid) |
•Nom de l' entreprise fournisseuse •Prescription de l' appel d'offres Procédé par lequel les entreprises demandent aux fournisseurs ou aux entrepreneurs possibles de soumissionner pour l'approvisionnement de marchandises ou pour l'exécution de travaux pour lesquels les exigences sont stipulées dans un contrat. •Prix offert •Conditions stipulées |
•Service des ventes •Service des achats •Service de la comptabilité |
2 |
Bon de commande Document qui matérialise une commande, en définit les conditions et engage l'acheteur vis-à-vis du fournisseur. |
•Date de commande •Nom de l'acheteur •Caractéristiques du produit •Nom du fournisseur •Numéro de la commande •Exigences •Lieu d'expédition |
•Service des ventes •Service des achats •Gestion des stocks Action de contrôler les entrées et les sorties de produits entreposés. •Réception •Vendeur |
4 -5 |