Tableau

Les formulaires et leur cheminement

Document

Contenu général

Circulation du document

Nombre de copies

Avis d'expédition Avis envoyé à un acheteur pour l'informer que la marchandise a été expédiée. Cet avis donne habituellement des détails relatifs à l'emballage, l'itinéraire, etc. (advice of shipment)

Numéro de l'avis

Numéro de la facture

Date de départ

Date d'arrivée

Description des marchandises

Expédition

Gestion des stocks Action de contrôler les entrées et les sorties de produits entreposés.

Service des achats

3

Facture Pièce comptable établie par le vendeur et sur laquelle figurent la quantité, la nature et la valeur des marchandises vendues ou des services rendus ainsi que les conditions de règlement.

Nom de l' acheteur

Adresse de facturation Procédé par lequel l'entreprise fait état des sommes dûes par ses clients. et de livraison

Numéro de facture

Date de facturation Procédé par lequel l'entreprise fait état des sommes dûes par ses clients.

Description et prix de la marchandise

Conditions de paiement Modalités prévues de règlement d'une facture (date d'échéance, escompte de caisse, intérêts de retard).

Nom et adresse du fournisseur (téléphone, code postal)

Service des ventes

Service des achats

Gestion des stocks Action de contrôler les entrées et les sorties de produits entreposés.

Service de la comptabilité

4

Bon de livraison Document préparé par l'exportateur et indiquant la quantité et le type de marchandises expédiées au client étranger.

Information sur le vendeur

Nom du transporteur

Autorisation signée par l'expéditeur

Nom et adresse de l'acheteur

Expéditeur

Gestion des stocks Action de contrôler les entrées et les sorties de produits entreposés.

Acheteur Personne responsable de l'achat des matières premières de l'entreprise.

Transporteur

4

Formule d' inventaire

Entrée des stocks

Sorties en magasin

Sorties des stocks

Valeur au livre Montant attribué à un poste dans les livres comptables et les états financiers. La valeur comptable est fonction du modèle comptable choisi, lequel peut être fondé sur la valeur d'origine, la valeur actuelle, etc.

GENERATE/DOT_SM16.gif Magasiner Responsable des marchandises rangées dans l'entrepôt de matières premières.

GENERATE/DOT_SM16.gif Gestion des stocks Action de contrôler les entrées et les sorties de produits entreposés.

GENERATE/DOT_SM16.gif  Direction

3

Demande d'achat Document interne adressé par une section d'une entreprise au service des achats pour obtenir des matières et des fournitures, ce qui donne généralement lieu par la suite à la passation d'une commande.

Description et prix des stocks

Nom du demandeur

Code du demandeur

Numéro du dépôt

Magasiner Responsable des marchandises rangées dans l'entrepôt de matières premières.

Service de la comptabilité

Gestion des stocks Action de contrôler les entrées et les sorties de produits entreposés.

3-4

Note de crédit Document établi par l'entreprise pour aviser son client qu'elle a réduit le solde de son compte en raison d'un rabais, d'un rendu ou de l'annulation d'une opération.

Nom du fournisseur

Nom de l'acheteur

Description du produit

Montant du crédit

Numéro du crédit

Service des ventes

Service des achats

Gestion des stocks Action de contrôler les entrées et les sorties de produits entreposés.

Service de la comptabilité

4

Soumission Offre, proposition ou présentation de prix soumise en réponse à une invitation faite par l'autorité contractante. Une soumissions est la réponse faite à l'une quelconque des trois principales méthodes d'invitation à soumissionner, c.-à-d. un appel d'offres, une demande de proposition et une demande de prix. (bid)

Nom de l' entreprise fournisseuse

Prescription de l' appel d'offres Procédé par lequel les entreprises demandent aux fournisseurs ou aux entrepreneurs possibles de soumissionner pour l'approvisionnement de marchandises ou pour l'exécution de travaux pour lesquels les exigences sont stipulées dans un contrat.

Prix offert

Conditions stipulées

Service des ventes

Service des achats

Service de la comptabilité

2

Bon de commande Document qui matérialise une commande, en définit les conditions et engage l'acheteur vis-à-vis du fournisseur.
Action de contrôler les entrées et les sorties de produits entreposés.

Date de commande

Nom de l'acheteur

Caractéristiques du produit

Nom du fournisseur

Numéro de la commande

Exigences

Lieu d'expédition

Service des ventes

Service des achats

Gestion des stocks Action de contrôler les entrées et les sorties de produits entreposés.

Réception

Vendeur

4 -5

 

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