Les stocks représentent souvent des coûts importants nécessitant une mise de fonds considérable. Pour cette raison, les services financiers cherchent à bien contrôler les coûts entraînés par l'acquisition et l'entreposage des stocks. La préoccupation des services financiers sera de réduire autant que possible le poste stocks, de façon à ce que les fonds ainsi libérés puissent servir à d'autres fins :

•politique de crédit-client ;

•diminution du passif ;

•etc.

La gestion des stocks implique quatre catégories de coût :

•le coût d'acquisition au prix facturé par le fournisseur, en tenant compte des escomptes Escompte de caisse ou de règlement que l'entreprise obtient de ses fournisseurs. obtenus, des intérêts versés pour les paiements en retard et des frais reliés à l'acquisition, tels que les assurances, les frais de transport, les droits de douane, etc.;

•le coût d'entreposage, qui représente ce qu'il en coûte pour maintenir un stock de produits en entrepôt ou en magasin; on appelle parfois ce coût «coût de maintien», «coût de possession», ou encore «coût de stockage». Il comprend les dépenses de main-d'oeuvre, d'entrepôt, les loyers ou l'amortissement de l'entrepôt, les dépenses d'énergie, les assurances des entrepôts et surtout le coût du financement des stocks; ces coûts sont proportionnels aux quantités conservées en stock;

•le coût de commande (passation), qui englobe les frais occasionnés par la rédaction et l'envoi du bon de commande au fournisseur, les frais de recherche et de sélection des meilleurs fournisseurs, les frais d'expédition et de réception des marchandises, les frais d'inspection des arrivages et les frais reliés au service des achats tels que les salaires, l'amortissement du matériel de bureau, les frais de correspondance et, de télécommunications, etc. Ces coûts ne sont pas proportionnels aux quantités commandées mais au nombre de commandes effectuées;

•les coûts de pénurie; ces coûts ne représentent pas des coûts au sens comptable, mais ils représentent des coûts d'opportunité. Même s'ils peuvent être difficiles à traduire en termes monétaires, ces coûts n'en sont pas moins réels : perte d'efficacité des efforts du marketing, perte de l'image de compétence de la compagnie, etc.. Un moyen d'estimer ces coûts de pénurie est d'évaluer les ventes actuelles et futures qui ont été perdues à la suite d'une rupture de stock, puis d'estimer le bénéfice net perdu sur ces ventes.