Il n’y a bien sûr pas de règle absolue.  Sauf le cas des réunions urgentes ou spéciales pour débattre de questions urgentes ou particulières, il est généralement recommandé de tenir un minimum de quatre ou cinq réunions du conseil par année.  La date de ces réunions est choisie en fonction du moment où l’information financière trimestrielle de l’entreprise peut être présentée et revue par les administrateurs Personnes qui administrent les affaires courantes de la compagnie avec les directeurs, ou dirigeants, de la société. (Anglais : Administrators).

Une autre réunion peut également être consacrée aux affaires annuelles comme l’adoption des budgets, la réception des rapports des comités (par exemple, comités de vérification et de rémunération) et l’approbation des états financiers État financier où figurent les produits et les gains ainsi que les charges et les pertes d'un exercice. (Anglais : Income statement) annuels de l’entreprise.

Il est également recommandé de prévoir, en début d’année, un calendrier précis de ces réunions, quitte à le modifier au besoin au cours de l’exercice Période d'une durée d'un an au terme de laquelle l'entreprise procède à la clôture de ses livres et à l'établissement de ses états financiers. (Anglais : Accounting period). Plusieurs points ponctuels ou d’ordre technique qui ne nécessitent pas de débats ou d’examens approfondis de la part des administrateurs Personnes qui administrent les affaires courantes de la compagnie avec les directeurs, ou dirigeants, de la société. (Anglais : Administrators) peuvent être traités par voie de résolution écrite signée pour approbation par tous les administrateurs Personnes qui administrent les affaires courantes de la compagnie avec les directeurs, ou dirigeants, de la société. (Anglais : Administrators), après ou même sans sondage téléphonique préalable de la part du président du conseil Personne qui préside aux délibérations du conseil d'administration d'une société..

Au besoin, si tous les administrateurs Personnes qui administrent les affaires courantes de la compagnie avec les directeurs, ou dirigeants, de la société. (Anglais : Administrators) y participent ou y consentent (le consentement est requis même des absents), une réunion peut être tenue par voie de conférence téléphonique. Ce consentement peut être spécifique pour une réunion particulière ou générale, auquel cas, il demeure valide jusqu’à ce qu’il soit retiré. La réunion par conférence téléphonique ne dispense pas de l’obligation de transmettre un avis de convocation L'avis de convocation est un document envoyé aux membres du conseil d'administration les informant qu'il y aura une réunion du c.a. . Ce document doit mentionné : la date, l'heure et l'endroit de la rencontre. ou d’obtenir une renonciation à ce sujet.