Les formalités et délais liés à la convocation sont généralement prévus aux règlements généraux de l’entreprise, lesquels sont souvent modifiés ou précisés dans une convention d’actionnaires Ce document énumère les droits des actionnaires ainsi que les responsabilités et les pouvoirs des administrateurs et des cadres. De façon générale, la convention des actionnaires : # précise les droits relatifs à la vente, à l'émission ou à la répartition subséquente des actions, y compris les droits de préemption; # les droits de cessibilité conditionnelle et les droits préférentiels de souscription; # énonce les droits et les responsabilités des cadres; # définit les options d'achat ou de vente des actions. .  Même si les prescriptions de la loi et, éventuellement, celles des règlements généraux ou d’une convention d’actionnaires Ce document énumère les droits des actionnaires ainsi que les responsabilités et les pouvoirs des administrateurs et des cadres. De façon générale, la convention des actionnaires : # précise les droits relatifs à la vente, à l'émission ou à la répartition subséquente des actions, y compris les droits de préemption; # les droits de cessibilité conditionnelle et les droits préférentiels de souscription; # énonce les droits et les responsabilités des cadres; # définit les options d'achat ou de vente des actions., peuvent ne pas être explicites à ce sujet ou encore être moins exigeantes, il est recommandé d’adopter les pratiques suivantes :

▪préparer un avis de convocation L'avis de convocation est un document envoyé aux membres du conseil d'administration les informant qu'il y aura une réunion du c.a. . Ce document doit mentionné : la date, l'heure et l'endroit de la rencontre. en bonne et due forme en indiquant assez clairement les questions à débattre à la réunion;

▪joindre à l’avis de convocation L'avis de convocation est un document envoyé aux membres du conseil d'administration les informant qu'il y aura une réunion du c.a. . Ce document doit mentionné : la date, l'heure et l'endroit de la rencontre. toute la documentation pertinente relative aux questions qui seront abordées à la réunion;

▪joindre un projet du procès-verbal Relation officielle écrite de ce qui a été dit ou fait dans une réunion, une assemblée, etc. Acte dressé par une autorité compétente, et qui constate un fait entraînant des conséquences juridiques de la réunion antérieure afin de s’assurer à l’avance d’un suivi des points déjà traités par le conseil d’administration Ensemble des personnes élues par les actionnaires d'une société par actions pour gérer les affaires. (Anglais : Board of directors) et d’approuver sans délai le procès-verbal Relation officielle écrite de ce qui a été dit ou fait dans une réunion, une assemblée, etc. Acte dressé par une autorité compétente, et qui constate un fait entraînant des conséquences juridiques à la réunion;

▪pour chaque décision sur des questions figurant à l’ordre du jour Liste des questions à étudier au cours d’une réunion, d’une assemblée : «Une question qui est à l’ordre du jour»., joindre, dans la mesure du possible, un projet de la résolution que l’on désire faire adopter;

▪transmettre le tout aux administrateurs Personnes qui administrent les affaires courantes de la compagnie avec les directeurs, ou dirigeants, de la société. (Anglais : Administrators) suffisamment à l’avance (un minimum de cinq jours ouvrables est suggéré) pour leur permettre d’en prendre attentivement connaissance et de consulter au besoin des sources extérieures.