Étapes à effectuer

Étapes à éviter

Convoquer les membres par écrit en leur accordant un délai raisonnable.

Convoquer les réunions trop longtemps à l'avance sans effectuer de rappel à cet égard.

Fixer à l'avance la date des réunions régulières et établir l'ordre du jour Liste des questions à étudier au cours d’une réunion, d’une assemblée : «Une question qui est à l’ordre du jour». normal.

Convoquer les membres verbalement et fixer les dates de réunion d'une séance à l'autre.

Le président du C.A. Ensemble des personnes élues par les actionnaires d'une société par actions pour gérer les affaires. (Anglais : Board of directors) et le chef de la direction Personne qui répond au conseil d'administration de la gestion de l'entreprise et de son rendement. (directeur général) rédigent l'ordre du jour Liste des questions à étudier au cours d’une réunion, d’une assemblée : «Une question qui est à l’ordre du jour». en vérifiant que tous les sujets abordés relèvent bien de la compétence du conseil.

Le président du C.A. Ensemble des personnes élues par les actionnaires d'une société par actions pour gérer les affaires. (Anglais : Board of directors) et le chef de la direction Personne qui répond au conseil d'administration de la gestion de l'entreprise et de son rendement. (directeur général) se parlent au téléphone quelques minutes avant la réunion du C.A. Ensemble des personnes élues par les actionnaires d'une société par actions pour gérer les affaires. (Anglais : Board of directors) pour s'informer des questions que chacun d'eux souhaite soulever pendant celle-ci.

Envoyer aux membres du C.A. Ensemble des personnes élues par les actionnaires d'une société par actions pour gérer les affaires. (Anglais : Board of directors) le projet d'ordre du jour Liste des questions à étudier au cours d’une réunion, d’une assemblée : «Une question qui est à l’ordre du jour». avec l'avis de convocation L'avis de convocation est un document envoyé aux membres du conseil d'administration les informant qu'il y aura une réunion du c.a. . Ce document doit mentionné : la date, l'heure et l'endroit de la rencontre. et le procès-verbal Liste des questions à étudier au cours d’une réunion, d’une assemblée : «Une question qui est à l’ordre du jour». de la dernière réunion.

Préparer l'ordre du jour Liste des questions à étudier au cours d’une réunion, d’une assemblée : «Une question qui est à l’ordre du jour». au début de la réunion en y intégrant des thèmes proposés par les membres les plus influents du conseil.

S'assurer que les documents à étudier soient simples et courts. Vérifier qu'ils ne soient pas trop techniques. Veiller à ce que des analyses et des synthèses aient été effectuées par la permanence (surtout en ce qui a trait aux états financiers Documents comptables, préparés par les comptables pour représenter la situation financière de l'entreprise. Les principaux types de documents comptables sont :a) l'état des revenus et des dépenses; b) le bilan; c) l'évolution de la situation financière. (Anglais : Financial status), à défaut de quoi il serai difficile d'expliquer les écarts entre le budget et les résultats)

Ne remettre aucune synthèse, analyse ou opinion élaborée par des permanents ou des experts externes sur les sujets les plus complexes.

Le président du conseil Personne qui préside aux délibérations du conseil d'administration d'une société. et le chef de la direction Personne qui répond au conseil d'administration de la gestion de l'entreprise et de son rendement. (directeur général) doivent bien connaître leurs dossiers et s'assurer de la disponibilité des cadres Gestionnaire qui a la responsabilité de certaines activités directement reliées à la mission de l'organisation.(Anglais : Staff) afin que ceux-ci puissent répondre aux demandes additionnelles d'information et clarifier certains points.

S'abstenir de poser trop de questions au président du conseil Personne qui préside aux délibérations du conseil d'administration d'une société., au chef de la direction Personne qui répond au conseil d'administration de la gestion de l'entreprise et de son rendement. (directeur général) ou aux cadres Gestionnaire qui a la responsabilité de certaines activités directement reliées à la mission de l'organisation.(Anglais : Staff) de l'interne, même si cela pourrait pallier le manque d'information, éclairer des points obscurs ou limiter les zones d'incertitude.

Exiger de chaque membre du conseil qu'il se prépare convenablement à la réunion et qu'il lise à l'avance les documents qui lui seront transmis.

Prévoir des périodes de temps libre entre chaque point de l'ordre du jour Liste des questions à étudier au cours d’une réunion, d’une assemblée : «Une question qui est à l’ordre du jour». afin de permettre aux membres de lire en diagonale les documents devant servir à la prise de décision.